APPLICAZIONE PER LE AGENZIE COMMERCIALI
TA Easy Folder per le Agenzie commerciali è l’applicazione «easy» di TADI.
Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
Le agenzie di rappresentanza commerciale sono aziende che, in nome e per conto di uno o di più mandanti/marchi, sviluppano il proprio business con diverse attività quali la vendita, il supporto progettuale, l’assistenza post-vendita, etc.
Dal rapporto con clienti e mandanti transitano documenti di carta e digitali: cataloghi, immagini, elaborati CAD, etc. Per queste realtà, il tempo è la risorsa più critica ed è quindi fondamentale ridurre quelli di gestione operativa. Inoltre, la documentazione ha spesso valore legale, come nel caso di contratti o progetti e, organizzarne flusso e archivio è fondamentale per risparmiare tempo prezioso, salvaguardare la sicurezza, replicare subito e con efficacia alle controversie, etc.
La gestione dei documenti per un’agenzia commerciale è strategica e deve quindi svolgersi in modo efficiente ed efficace; allo scopo si usano le cartelle del file system, sia perché sono molto duttili, sia perché documentali o CRM sarebbero troppo costosi.
- La ricerca di documenti è spesso difficoltosa perché vengono commessi errori nel nominare i file, nel creare le cartelle di rete, etc.
- La memorizzazione dei documenti cartacei è un procedimento lungo e rischioso: una volta eseguita la scansione, è necessario accedere alla cartella di transito, talvolta modificare il nome file, evitando errori di scrittura, e infine creare o trovare le cartelle per la memorizzazione.
- La gestione dell’inoltro e la ricezione di documenti, essendo quasi sempre su carta (per es. ordini originali firmati), richiedono tempo e attenzione per la digitalizzazione e i processi a seguire.
- Il recupero dei documenti è un’impresa ardua perché spesso vengono memorizzati secondo i più disparati criteri e con errori di battitura.
- La numerosità di documenti in attesa di scansione è spesso ingente, con il rischio di perderne alcune parti.
TA Easy Folder per Agenzie commerciali 4.0 è l’applicazione di TADI per rendere immediata, guidata e a prova di errore la gestione, l’archiviazione e la ricerca di qualsiasi documento su carta o digitale, utilizzando le cartelle del file system e inoltre non necessità di alcun apprendimento tecnico. La gestione dei documenti con TA Easy Folder è:
- operativamente semplice, perché l’applicazione archivia in cartelle di rete secondo una logica comune;
- intuitiva da utilizzare, perché è una semplice funzionalità di una stampante multifunzione;
- a portata di click: non cambia il modo di operare abituale.
COME FUNZIONA
Nella fase di configurazione dell’applicazione, si implementano i tasti di immissione dati, uno per ciascuna cartella che si desidera generare. Per esempio, si crea un’alberatura composta da: mandante, progetto, tipo documento, data. I tasti possono esporre dati da qualsiasi sistema esterno, come ad esempio un fi le Excel, un database, un gestionale, etc. Allo stesso modo, si definisce come devono essere denominati i documenti scansiti.
