APPLICAZIONE PER NOTAI
TA Easy Folder per notai è l’applicazione “easy” di TADI.
Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
I notai sono professionisti che da sempre devono trattare moli considerevoli di documenti cartacei, non solo per le proprie attività interne, ma anche perché essendo sostituti di imposta, gestiscono le pratiche in nome e conto dello Sato con la responsabilità di scambiare documenti con diversi Enti Pubblici.
La maggior parte dei documenti, benché generati in elettronico, hanno un passaggio su carta per lo meno nella fase conclusiva delle firme dei destinatari.
In tale contesto è fondamentale tenere in ordine tutti gli atti dei clienti, sia ai fini contabili, sia per ragioni di ordine amministrativo e legale in quanto il notaio è anche responsabile civilmente e penalmente delle comunicazioni e di eventuali errori.
I notai sono dotati di gestionali ad hoc che, oltre a produrre la documentazione, gestiscono l’archivio e assicurano i trasferimenti in formato digitale agli Enti Pubblici.
Nella maggior parte dei casi, un operatore deve compiere le seguenti azioni: aprire a video la pratica, spostarsi fisicamente sullo scanner della multifunzione, posizionare il documento e infine tornare a video per dare il comando di importazione.
Questa gestione della documentazione comporta un notevole dispendio di tempo.
Diverse sono le criticità del processo di gestione della documentazione.
- Dispendio di tempo a causa della numerosità dei documenti.
- Necessità di scansire due volte il documento, una per il cliente e un’altra per l’immissione nel gestionale.
- Accumulo dei documenti perché solitamente sono gestiti da persone oberate da diverse incombenze.
- Impossibilità di modificare il gestionale per sveltire le procedure.
TA Easy Folder per notai è l’applicazione per rendere automatica l’immissione dei documenti nelle pratiche del gestionale.
L’applicazione è un’icona della multifunzione grazie alla quale un operatore archivia i documenti della pratica cliente ponendoli semplicemente sullo scanner, digitando la pratica sul pannello della multifunzione per poi attenderne la lettura.
TA Easy Folder per notai crea in automatico delle cartellette di rete ricercabili anche per contenuto.
L'esecuzione di queste operazioni è:
- semplice, perché basta un click;
- intuitiva, perché basta un comando di una multifunzione;
- alla portata di tutti, perché non necessita di alcun apprendimento tecnico in quanto non cambia il modo di operare abituale.
COME FUNZIONA
Il sistema TA Easy Folder aiuta l’operatore a immettere nel gestionale in modo rapido tutti i documenti da allegare alla pratica, operando esclusivamente dalla stampante multifunzione, senza doversi recare a video.
Sul pannello della multifunzione sono presenti tasti per immettere ciò che serve per la memorizzazione del documento, come il numero di pratica e il tipo documento. I campi sono personalizzabili.
Si possono scegliere le tipologie di PDF in funzione della destinazione, per uso interno, per trasmissione ai diversi Enti di Stato, etc.
L’operatore, premendo il tasto di scansione, produce una copia digitale del documento che verrà posta nell’apposita cartella di rete che utilizza il gestionale.
Il nome del file sarà strutturato in modo che il gestionale lo possa riconoscere in automatico.
Per ogni documento, l’operatore non dovrà più fare la spola tra il gestionale e la multifunzione in quanto porterà a termine tutte le immissioni direttamente dalla multifunzione stessa.
Il gestionale è programmato per andare a leggere dalle cartelle create dalla multifunzione tutti i nuovi documenti e l’operatore avrà più tempo per dedicarsi ad altri compiti.