APPLICAZIONE PER GLI STUDI LEGALI
APPLICAZIONE
PER GLI STUDI LEGALI
TA Easy Folder per gli studi legali è l’applicazione «easy» di TADI.
Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
La scrittura dei documenti è l’attività principale di ogni studio legale. I documenti sono spesso il risultato di un articolato processo di stesura che può richiedere un faticoso lavoro di collage fatto di documenti digitali editabili, documenti cartacei e quindi da editare ex novo. Tutto questo comporta un aumento dei rischi di errori di battitura, magari di nomi stranieri e successiva necessità di attenta rilettura. Come se non bastasse spesso servono anche scansioni di immagini e reperimento di ulteriori dati e informazioni da recuperare nello storico delle pratiche, archiviate in forma cartacea, in svariati faldoni che compongono l’immenso archivio.
Diverse sono le criticità da superare nella stesura degli atti:
- Dispendio di tempo nella ribattitura dei testi oltre a quello necessario alla rilettura per evitare trascrizioni errate.
- Difficoltà nella ricerca delle pratiche nell’archivio storico.
- Problematiche legate alle diverse modalità e logiche di archiviazione da parte del personale dello studio.
- Le tempistiche di rilascio dei documenti scandite dalle scadenze processuali stressano non poco il professionista che ha gravi responsabilità da sostenere.
TA EASY FOLDER è l'applicazione che mette a disposizione su una multifunzione il sistema per rendere sicura e guidata la trasformazione e l’archiviazione di documenti cartacei in formato elettronico, per facilitarne il reperimento e il riutilizzo.
Integrare testi in un documento con TA EASY FOLDER per gli Studi Legali è:
- Semplice: qualsiasi documento o immagine su carta diventa editabile.
- Facile: a portata di click.
- Intuitivo: ottimizza il sistema multifunzione senza applicazioni aggiuntive.
- Veloce: ogni documento archiviato è ricercabile anche per contenuto.
COME FUNZIONA
Una pratica, un atto, un qualsiasi documento inizia con lo studio del caso.
Durante questa fase l’avvocato pone in atto delle ricerche per dotarsi di testi che dovranno essere integrati nel documento finale. Si devono trattare sia documenti cartacei sia digitali editabili e non come immagini.
Con TA EASY FOLDER per gli Studi Legali i documenti in formato cartaceo vengono immessi sull’alimentatore dello scanner della multifunzione per essere convertiti in pdf editabili con un semplice click. Anche i documenti già in formato digitale ma non editabile, quali immagini o foto, possono essere convertiti con la stessa procedura di quelli di carta, con un altro semplice click del tasto destro del mouse. L’avvocato decide a priori come il sistema debba archiviare i documenti convertiti e in quali cartelle di rete salvarli per essere utilizzati per il copia/incolla.
La logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio secondo le indicazioni del titolare e non dipende più dalle decisioni autonome dei singoli operatori. Si possono anche impostare procedure di archiviazione per facilitare la memorizzazione di pratiche relative alla clientela con cognomi stranieri. Inoltre sulla multifunzione si memorizzano non solo i documenti cartacei ma anche quelli in formato digitale, con le medesime procedure.
Qualsiasi documento archiviato è ricercabile navigando tra le cartelle di rete o per contenuti con i comandi dei sistemi di base Windows o Apple. Se il sistema multifunzione è in uso in uno Studio Associato è possibile suddividere i documenti addebitandoli ai singoli Associati.
