APPLICAZIONE PER I TRASPORTATORI
TA Easy Folder per i trasportatori è l’applicazione «easy» di TADI.
Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
I documenti di trasporto sono strumenti indispensabili nel business di un trasportatore. Ad ogni spedizione, possono infatti essere associati numerosi documenti la cui gestione corretta è fondamentale per l’emissione delle fatture ai clienti.
La documentazione di trasporto è prodotta dal gestionale del trasportatore e viene stampata su carta per essere consegnata ai diversi vettori. I documenti di norma riportano un barcode che traccia il cliente, la spedizione, etc., per identificare la specifica consegna o il ritiro.
Ogni giorno il trasportatore deve gestire un’importante mole di documenti firmati dai vari vettori. Un operatore del trasportatore deve raccogliere i documenti, ordinarli e riporli uno a uno su un sistema MFP che li scansisce per depositarli in una cartella di transito. Successivamente, nella cartella di transito, l’operatore dovrà leggerli singolarmente per poterli a sua volta spostare in archivio.
Il processo di gestione si può concludere con l’inoltro via mail al cliente del documento di avvenuta consegna.
Diverse sono le criticità legate alla gestione delle pratiche del cliente.
- La scannerizzazione prevede l’impiego di tempo nell’ordinare e creare pile di documenti cartacei da porre sull’alimentatore dell’MFP.
- L’uso di cartelle di transito comporta l’impiego di molto tempo per spostare i documenti nelle cartelle di destinazione ai fini dell'archiviazione.
- I nominativi stranieri possono comportare errori nella creazione delle cartelle e/o nella associazione dei documenti ai gestionali.
- Il flusso di documenti non è costante e spesso i documenti si accumulano formando una mole che stressa chi li deve gestire.
- Gli errori di processo sono quindi all’ordine del giorno e la ricerca dei documenti è difficile e dispendiosa.
Un trasportatore potrebbe utilizzare un software di gestione documentale ma, a prescindere dai costi, si tratta di applicazioni troppo complicate e macchinose in relazione alle semplici esigenze di archiviazione.
TA Easy Folder per Trasportatori è l'applicazione di TADI per rendere immediata e guidata la gestione e l’archiviazione dei documenti di trasporto. È un’icona della multifunzione grazie alla quale un operatore archivia i documenti di trasporto, ponendoli semplicemente sullo scanner per poi attenderne la lettura. TA Easy Folder per Trasportatori crea in automatico delle cartellette di rete, organizzate secondo le informazioni del codice a barre, in documenti in pdf ricercabili anche per contenuto.
La gestione dei documenti sarà:
- operativamente semplice, perché la soluzione legge i codici a barre e archivia in cartellette di rete;
- intuitiva da utilizzare, perché è una funzionalità di una normale stampante multifunzione;
- a portata di click, perché non sconvolge il modo di operare.
COME FUNZIONA
Un file che contiene i dati necessari alla decodifica del codice a barre (quali per esempio l’associazione codice contabile – ragione sociale del cliente), o per esempio le e-mail per comunicare ai clienti le avvenute consegne, viene aggiornato in automatico dal gestionale del trasportatore.
Tre sono le modalità per creare un documento di trasporto con codice a barre.
- La più ricorrente: il documento viene stampato dal gestionale con i codici a barre e dato al vettore che lo firma.
- Il documento viene generato dal gestionale con i codici a barre e dato al vettore in formato elettronico, senza stamparlo. Il sistema informatico ne parcheggerà una copia in una opportuna cartella.
- Il documento viene generato dal gestionale senza codici a barre e posto in una cartella di transito. Un operatore associa a ciascun documento il codice a barre e lo manda in stampa per la firma.
Quando il documento è stato generato, interviene TA Easy Folder per i Trasportatori.
A seconda della modalità prescelta, abbiamo le seguenti opzioni:
- se il documento è in formato cartaceo, viene posto sullo scanner dell’MFP;
- se è in formato elettronico, viene letto in automatico da TA Easy Folder dalla cartella di transito.
In entrambi i casi, TA Easy Folder per i Trasportatori è dotato di tutte le informazioni necessarie per creare opportune cartelle di rete dove memorizza i documenti senza intervento dell’operatore.
Le copie scannerizzate verranno automaticamente salvate sul disco del server in pdf secondo categorie predefinite e quindi potranno essere ritrovate facilmente per contenuti di testo.
Caricando le cartellette su un CD-ROM si potrà eliminare definitivamente la carta.
TA Easy Folder attinge in automatico alla lista preparata dal gestionale e inoltra un allegato del documento di trasporto al cliente.