Uno dei flussi di informazione più rilevanti da gestire da parte degli uffici ammnistrativi è quello delle fatture passive. I documenti arrivano in azienda sia in formato cartaceo che digitale e, indipendentemente dal supporto, devono essere archiviati con metodo per poterli ritrovare facilmente.

La gestione di questa mole di documenti richiede di norma numerosi passaggi manuali e di conseguenza un discreto impegno di tempo sottratto ad attività più funzionali al core business.

Se il documento è in carta, l'operatore deve raccogliere le fatture, ordinarle e riporle, una a una, su una fotocopiatrice multifunzione, che le scansiona per depositarle in una cartella di transito. Successivamente, all’interno della cartella di transito, l’operatore dovrà leggerle singolarmente per poterle poi finalmente depositare in archivio.

Se il documento è in digitale le azioni sono più o meno le stesse, a parte la scansione.

Gli errori di processo sono quindi all’ordine del giorno e la ricerca dei documenti si rivela quasi sempre una scocciatura.

Si potrebbe utilizzare un software di gestione documentale ma, a prescindere dai costi, si tratta di applicazioni complicate e macchinose in relazione alle esigenze di archiviazione di per sé semplici.

Diverse sono le criticità da superare.

• La perdita di tempo sia per fare la scansione dei fogli di carta, che prima vanno messi in ordine creando pile di documenti da porre sull’alimentatore dell’MFP, sia per la gestione dei documenti in digitale.
• L’uso di cartelle di transito che comporta altro impiego di tempo per arrivare a spostare i documenti nelle cartelle di destinazione ai fini dell’archiviazione o per l’associazione ai sistemi informatici.
• L'accumulo dei documenti che si verifica quando il flusso non è costante, formando una mole cartacea o digitale che stressa chi deve gestirla.
• Le modalità di denominazione di cartelle e sottocartelle dipendono dall’operatore. Per esempio, se si utilizzano le denominazioni dei clienti è facile cadere in errore perché spesso le aziende hanno nomi simili o la stessa azienda ha sedi distaccate.
• Gli errori di digitazione sono frequenti e comportano successive difficoltà nella ricerca del documento.

TA Easy Folder per uffici amministrativi è l’applicazione di TADI per rendere immediata e guidata la gestione e l’archiviazione delle fatture passive e dei documenti su carta o digitali in genere.

La multifunzione TA grazie all’applicazione TA Easy Folder svolge automaticamente tutti i passaggi con un click e se il documento è già in digitale, si può operare anche dal PC.

L’applicazione elabora documenti sia con barcode sia senza codice.
In questo caso, per i documenti in carta si può creare un foglio di frontespizio dotato di barcode associato al fornitore che l'operatore pone sui documenti da scansire, mentre per i documenti in digitale direttamente da PC il sistema appone il barcode sul documento.

TA Easy Folder crea poi in automatico delle cartellette di rete dove archivia in pdf le fatture passive organizzate secondo le informazioni del codice a barre sul documento. A seguire la ricerca si può fare anche per contenuto con gli strumenti di MS-Windows.

Contestualmente, la macchina mette a disposizione il documento scansito per l’associazione ai sistemi informatici. Il gestionale potrà facilmente recuperare il documento nella debita cartelletta perché il nome file è creato in modo personalizzato.

La gestione dei documenti con TA Easy Folder sarà:

• operativamente semplice, perché la soluzione legge i codici a barre e archivia in cartellette di rete;
• intuitiva da utilizzare, perché è una funzionalità di una normale stampante multifunzione;
• a portata di click, non sconvolge il modo di operare.