APPLICAZIONE PER LE AUTOSCUOLE
TA Easy Folder per le autoscuole è l’applicazione “easy” di TADI.
Facile da utilizzare: non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare: non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
L’autoscuola svolge molteplici attività, tra le quali la formazione dei conducenti per il conseguimento di patenti, i passaggi di proprietà, etc. Inoltre, opera con i diversi Enti Pubblici, ai fini del rilascio di patenti di guida, certificazioni, etc.
In tale contesto è fondamentale tenere in ordine tutti i documenti dei clienti, sia ai fini contabili sia per ragioni di ordine amministrativo e legale.
Attualmente, questo compito viene svolto utilizzando sistemi gestionali, come per esempio il diffuso Leonardo, che creano pratiche, memorizzano la documentazione e assicurano i trasferimenti in formato digitale verso gli Enti Pubblici.
Poiché i documenti sono di solito su carta, questi sistemi gestionali sono dotati di funzioni per importarli e associarli nelle pratiche.
Nella maggior parte dei casi, un operatore deve compiere le seguenti azioni: aprire a video la pratica, spostarsi fisicamente sullo scanner della multifunzione, posizionare il documento e infine tornare a video per dare il comando di importazione.
Questa gestione della documentazione comporta un notevole dispendio di tempo.
Diverse sono le criticità legate al processo di gestione delle pratiche auto.
- Dispendio di tempo a causa della numerosità dei documenti.
- Necessità di scansire due volte il documento, una per dare la copia al cliente e un’altra per l’immissione nel gestionale.
- Accumulo dei documenti perché chi li gestisce ha anche altri compiti da espletare.
- Impossibilità di modificare il gestionale per sveltire le procedure.
TA Easy Folder per le autoscuole è l'applicazione di TADI per rendere automatica l’immissione dei documenti nelle pratiche del gestionale.
È un’icona della multifunzione grazie alla quale l’operatore archivia i documenti della pratica cliente ponendoli semplicemente sullo scanner, digitando la pratica sul pannello della multifunzione per poi attenderne la lettura. TA Easy Folder per le autoscuole crea in automatico delle cartellette di rete ricercabili anche per contenuto.
L’esecuzione di queste operazioni sarà:
- semplice: a portata di click
- intuitiva: basta un comando di una multifunzione.
- alla portata di tutti perché non serve formazione in quanto non cambia il modo di operare abituale.
COME FUNZIONA
Il sistema TA Easy Folder aiuta l’operatore della scuola guida a immettere nel gestionale in modo rapido tutti i documenti da allegare alla pratica.
L’operatore immette nel gestionale qualsiasi documento operando esclusivamente dalla stampante multifunzione senza doversi recare a video.
Sul pannello della multifunzione è presente un campo dove si immette il numero di pratica.
L’operatore, premendo il tasto di scansione, produce una copia digitale del documento creando contestualmente una copia cartacea e l’apposita cartella di rete che sarà utilizzata dal gestionale
Per ogni documento, l’operatore non dovrà più fare la spola tra il gestionale e la multifunzione in quanto porterà a termine tutte le immissioni direttamente dalla multifunzione stessa.
Il gestionale è programmato per andare a leggere dalle cartelle create dalla multifunzione tutti i nuovi documenti e l’operatore avrà più tempo per dedicarsi a tutti gli altri compiti che gli competono.