APPLICAZIONE PER CONSULENTI AZIENDALI
TA Easy Folder per Consulenti aziendali è l’applicazione «easy» di TADI.
Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
Un libro professionista, qualunque sia l’attività che svolge, gestisce il rapporto con clienti e mondo esterno tramite lo scambio di una varietà documenti, dal cartaceo al digitale. Oggi, si predilige il supporto digitale, ma il professionista deve comunque essere dotato di una multifunzione per un’eventuale stampa di verifica, la scansione di un documento cartaceo, etc.
Nel tempo, la massa di documenti tende ad aumentare, ma la gestione mediante software documentali non è ancora una pratica consolidata, spesso perché troppo gravosa, prediligendo l’organizzazione con cartelle nella posta elettronica e nel file system. Sui pc o nei cloud si accumulano così “montagne” di documenti difficili da recuperare anche perché spesso i criteri di archiviazione non sono chiari e condivisi.
Per ovviare al problema si tende a razionalizzare l’archivio creando cartelle capsule del tempo nelle quali vengono trasferiti tutti i documenti, e ricomincia il processo di creazione di altre cartelle nel file system o nella posta elettronica secondo nuovi criteri. A tutto ciò, si aggiungono anche gli errori di digitazione dei nomi.
- perdita di tempo per memorizzare i documenti;
- replicazione di cartelle e documenti;
- difficoltà nel reperire l’ultima versione di un documento archiviato;
- difficolta nel trovare documenti e cartelle attraverso la ricerca per nome;
- difficoltà a capire l’alberatura delle cartelle per poter navigare;
- errori di digitazione che rendono introvabili i documenti.
TA Easy Folder per Consulenti 4.0 è l’applicazione di TADI per rendere immediata, guidata e a prova di errore la gestione, l’archiviazione e la ricerca di qualsiasi documento su carta o in digitale, utilizzando le cartelle del file system e inoltre non necessità di alcun apprendimento tecnico. La gestione dei documenti con TA Easy Folder è:
- operativamente semplice, perché l’applicazione archivia in cartelle di rete secondo una logica comune;
- intuitiva da utilizzare, perché è una funzionalità di una normale stampante multifunzione;
- a portata di click: non cambia l’abituale modo di operare.
COME FUNZIONA
Nella fase di configurazione dell’applicazione, si impostano dei tasti di immissione dati, uno per ciascuna cartella che si desidera generare. Per esempio, si crea un’alberatura composta da cliente, progetto, tipo documento, data. I tasti possono recuperare dati da qualsiasi sistema esterno, come per esempio i nomi dei clienti da un Excel o da un database.
Alla scansione di un documento, il consulente imposta i dati cliccando i bottoni e in automatico la multifunzione genera le cartelle di rete e deposita la scansione. La scansione può essere prodotta in PDF in modo da facilitare la ricerca anche per contenuti del testo e la struttura del nome della scansione può essere programmata. Il pannello della stampante è visibile anche da pc e impostando gli stessi tasti si possono memorizzare i file già salvati in formato digitale, generando la stessa struttura delle cartelle. Sempre dalla multifunzione, in caso di scansioni massive, è possibile stampare dei frontespizi con barcode che riportano le regole di memorizzazione e una volta posti sui documenti, generano in automatico le cartelle del file system riducendo l’operatività. È possibile anche gestire flussi più articolati di documenti. Per esempio, si possono definire specifiche cartelle le quali, non appena vengono popolate, fanno scattare delle azioni automatiche, come per esempio l’inoltro del documento ad uno specifico indirizzo di posta, una spedizione in ftp, etc.
Le copie scansite vengono salvate in formato pdf ricercabili anche per testo, secondo categorie predefinite e potranno quindi essere ritrovate facilmente seguendo la struttura e i nomi delle cartelle, che non dipenderanno più dall’operatore. Oppure sarà possibile eseguire la ricerca anche per contenuti di testo, utilizzando gli strumenti disponibili nei sistemi operativi MS-Windows.
