APPLICAZIONE PER LE AGENZIE IMMOBILIARI
TA Easy Folder Advanced per le Agenzie Immobiliari è l’applicazione «easy» di TADI.
Facile da utilizzare perché non necessita di alcun apprendimento tecnico.
Semplice da installare non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
L’agenzia immobiliare opera come singola entità, soggetto di una catena o in franchising, per rendere sicuri e a norma di legge l’affitto e la compra-vendita di abitazioni, uffici, fabbricati e terreni.
Nell’organizzazione è molto importante il ruolo dei sub-agenti che hanno il compito di reperire il prodotto oggetto del business e quindi di trovare i clienti.
In considerazione dell’importanza dei beni transati e del complesso di normative da rispettare, tutto il rapporto di compra-vendita viene gestito attraverso corpose documentazioni.
A titolo di esempio: bisogna produrre i dati catastali dell’unità immobiliare, una relazione legale per garantire la corretta provenienza, una relazione tecnica che assicuri l’effettiva commerciabilità del bene oltre ad una planimetria graficamente esaustiva, un servizio fotografico per valorizzare gli interni, etc. Il tutto può comportare centinaia di stampe e scansioni.
È pratica amministrativa delle agenzie addebitare ai sub-agenti i servizi dell’agenzia e in particolare scansioni e stampe.
Diversi sono i problemi legati alla contabilizzazione di stampe e scansioni e le criticità correlate all’addebito.
- Contabilizzare stampe da sistemi diversi da MS Windows è talvolta impossibile.
- Recuperare i dati per calcolare gli addebiti è dispendioso.
- Le attività amministrative tolgono tempo alle attività di business.
- Eventuali contestazioni che stressano i rapporti mettono a rischio l’affare.
- Gli errori di contabilizzazione possono produrre costi importanti.
- Notevoli sprechi causati da stampe lanciate per errore.
- Procedure di stampa non aderenti alle direttive GDPR.
TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari è l’applicazione che mette a disposizione su una stampante multifunzione un sistema per contabilizzare in automatico qualsiasi operazione, dalla stampa alla scansione, risolvendo i problemi a monte perché:
- ogni utente può immettere una serie completa di regole per personalizzare la propria contabilizzazione;
- non prevede attività manuali di conteggio, con i relativi probabili errori.
In tal modo, i documenti e i dati sono a prova di contestazione.
TA Easy Folder Advanced per le Agenzie Immobiliari è facile da utilizzare: non necessita di alcun apprendimento tecnico: è una funzione avanzata della multifunzione.Semplice da installare: non richiede alcuna modifica della struttura informatica già in uso.
Questi i principali vantaggi:
- non richiede costi di avviamento di programmi;
- lascia inalterate le consuetudini operative degli utenti;
- si usa da pannello digitando opportuni bottoni.
COME FUNZIONA
All’atto della consegna della macchina si impostano le regole di gestione dei processi di utilizzo del sistema di stampa Triumph-Adler per personalizzare gli addebiti.
Ad esempio: alcuni utenti potrebbero non avere addebiti; altri avere addebiti solo per la solo stampa e non per le scansioni; si potrebbero forzare scansioni a bassa qualità per invio email; alcuni utenti potrebbero dover stampare la prima copia a colori e le successive in bianco e nero o disporre di prime 100 copie gratis; altri invece potrebbero avere un addebito per qualsiasi operazione sulla macchina.
Una volta inseriti nella macchina i listini prezzi delle operazioni, le possibilità sono praticamente infinite.
Successivamente le regole possono essere modificate dall’utente che ha gli opportuni diritti di accesso.
Ogni utente può utilizzare il sistema di stampa da qualsiasi device: smartphone, tablet o pc e con qualsiasi sistema operativo. Si può inoltrare una stampa anche da remoto tramite email.
Il sistema riconosce l’utente e applica le regole di addebito prestabilite.
Le stampe non saranno prodotte subito ma l’utente potrà ritirarle dopo aver fatto il login quando sarà fisicamente vicino alla stampante.
In questo modo l’utente prima di stampare può eleminare eventuali documenti che non servono più, risparmiando costi inutili.
Anche le operazioni di scansione sono gestite dal processo: per esempio, se si vuole inviare una scansione via mail l’applicazione produce in automatico un allegato in bassa risoluzione.
Ogni operazione eseguita sulla macchina produce un file di log che è la traccia necessaria anche ai fini del GDPR.
Tutte le operazioni guidate dai processi vengono opportunamente contabilizzate per utente secondo le regole preimpostate utilizzando i listini prezzi immessi nella macchina.
Per ciascun utente verrà prodotto in automatico un documento – fattura pro-forma – in un formato scelto dall’amministratore.
È possibile pre-formattare qualsiasi formato di report o di documento in base alle esigenze gestionali e di comunicazione dell’Agenzia.
